パンプキンスパイスラテ

IT系のことが多めの日記帳です

ムダにだらだら残業しない為に実践している5つの方法

1. 朝早く出社する

定時は9:30〜18:30なのですが、余裕を持って8時頃に出社しています。通勤時間は約1時間。中央線なので、朝6時〜10時くらいまで常に混んでるので、通勤ラッシュを避ける為ではありません。また、仕事をその分早く始めてるわけでもありません。

始業開始までは、自分の勉強や、IT関係のニュースサイトを見て回ったり、他の人のブログを見たり、自分でブログを書いたり、自由に過ごします。その結果、始業時刻には脳が覚醒し、また、朝の誰もいない一番集中できる時間にトップスピードで仕事をこなすことができるようになります。

2. 毎朝その日のスケジューリングを行う

昼間の買い物など、ちょっとしたことも含め、ToDoとおおまかなスケジュールを作成します。リストアップすることで、一日の作業のボリュームや、取りこぼしなどが防げ、優先度をつけやすくなる為、帰宅直前に大切なことを思い出して残業する、ということにならなくなります。

また、きちんとスケジューリングを行っているので、仕事をする上で、必ず発生する急なタスクなどに対処しやすくなります。

3. いつも定時頃に帰ることで、周りを気にして帰りづらい環境になることを防ぐ

僕も以前はそうでした。周りが遅く出社(今でもそうですが、他のメンバーは全員、早くて10時、遅くて12時に出社)する為、僕を除く全員は「遅く出社したから遅くまで仕事をしなければならない」と認識しているようなので、定時頃に帰る人はだれ一人いません。

そういう環境になれてしまうと、周りが帰っていないのに自分だけ早く帰ったら「やる気がない」とか思われそう、とダラダラ残業してしまいがちです。それを防ぐ為、自分は早く出社し、周りにもそれとなくアピールし「あいつは朝早く来ているから早く帰っても問題ない」と思われるようになりましょう。

僕はむしろ「あいつが帰らないと帰りづらいなぁ」と思われるような領域まで達することができました。遅く出社する人にとっては、早く出社すること、またそれを続けることがとても困難な為、かなり効果的です。

4. スケジュールに沿って仕事を進めるが、決して無理はしない

2.で作成したスケジュールに沿って仕事を進めますが、決してそのスケジュールを必ず遵守しなければならないというワケではありません。きちんとスケジューリングをすることで優先度が決められるので、その優先度を遵守することが大切です。

もし、優先度が高いものが予想以上に時間がかかるようであれば、その後のスケジュールをずらせば良いのです。ただし、一日はだいたい定時までと考えます。万が一、優先度が高いものが定時に終わらなければ残業する必要もありますが、基本そのような事態になることはあまりありません。それが多いようであれば、最初に行ったスケジューリングが問題です。無茶なスケジュールを詰め込んではいませんか?

どうしても納期が迫って仕方ないのであれば、休日も使えばよいのです。ただし、休日もきちんとスケジュールを作成するようにします。休日ほど、だらける環境はありません。決して「休みの日にも仕事をしてる俺って偉い」などと勘違いしないようにしましょう。

5.メールチェックの回数を減らす

これが一番やっかいです。僕はちょっと前まで、上司に教わったとおりに常にメーラーを立ち上げ、新着チェックは5分に設定していました。メールが来たらすぐにわかる状態ですね。頻繁にメールのやりとりをする業務でなければ、これはムダに仕事を遅らせる原因のひとつになります。

特に会社の代表メールなど、迷惑メールがたくさん届くアドレスを登録している場合、新着チェック⇒迷惑メールを削除を数分ごとに行うことになります。これでは集中力が、すぐに途切れてしまいます。

これも業務によって異なるとは思いますが、メールチェックは最低限にすることをオススメします。ちなみに僕の環境では、メーラーの新着チェック設定は「確認しない」つまり新着チェック設定はしていません。メーラーを立ち上げた時だけ確認するようにしてあります。

また、その確認のタイミングも、日によって違ったりしますが、朝9時半(始業開始時刻)、12時(昼食前)、13時(昼食後)、16時、18時の計5回が基本です。

朝早く出社しても、始業開始時刻なるまではメールチェックはしません。せっかくの自分の時間を奪われてしまいます。また、就業時刻直前も避けるようにします。せっかく定時であがろうとしたら、仕事のメールが来てしまい、残業を余儀なくされる、ということになってしまいます。

明日やればいいや、と思ったとしても、気になってモヤモヤしてしまうようであれば逆効果です。また、翌日忘れてしまう可能性もあります。なるべくメールはすべてその日のうちに捌くようにしたほうが、いろいろと都合が良いのです。

また、メールを確認したら即レスが基本です。ただし長いやり取りになりそうであれば、電話をしましょう。ムダにだらだらとメールのやりとりをするのは時間の無駄です。文章のほうが伝えやすいのであれば、メールを送った上で電話をします。そのほうが耳と目でお互い確認できるので効率的です。相手が外出中で不在なのであれば、返事が遅くなることもわかるので、返事待ちの無駄な時間を過ごすこともありません。

最後に

つらつらと書きましたが、あくまでこれは僕自身が実際に行っている方法です。その人の性格や、業務内容、スケジュールなどによって、それぞれ異なる部分もあると思います。これを読んだ、特に新人さんなど、みなさんの参考になれば幸いです。

追記 2009/05/12

最近もわりとアクセスがある記事なので追記しておくと、上記は転職前の話なので、今はだいぶ違う方法を試しています。
2,3年働いたらまた新しい記事を書こうかな。