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「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法

「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法

「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法

目次

◆はじめに
◆PART01 なぜ、整理が必要なのか?
 01---整理術の目的はあくまでも仕事の効率化にある
 02---整理下手は、ビジネスにおいて大きなマイナス
 03---「仕組み」整理術とは何か?
◆PART02 書類&机まわりの整理
 01---最高の環境をつくるために必要な「整理術」
 02---ファイリングは情報を有効活用する「仕組み」
 03---机を快適なワークステーションにする
 04---本・雑誌、名刺の整理
 05---整理する目的をもう一度はっきりとさせよう
◆PART03 PC&メールの整理
 01---一台のPCを徹底的に使いこなす
 02---PC内の整理にも「仕組み」を。フォルダは大ざっぱに分類
 03---インプットする情報も「仕組み」で効率化
 04---膨大なメールも「仕組み」でスピーディーに処理する
◆PART04 頭の整理
 01---忙しいと頭の中がモヤモヤする?
 02---「やるべきこと」をTODOにすべて書き出そう
 03---仕事を積極的に他人に任せよう
 04---チェックリストで業務が整理され、効率化する
 05---会議も「仕組み」で徹底的に効率化する
 06---新規事業の可否も「仕組み」で判断
 07---仕組みは徹底する・継続することが大事
 08---モチベーションを高める「仕組み」
◆PART05 時間の整理
 01---「仕組み」整理が時間の質を変える
 02---時間の整理にもTODOを利用
 03---集中できる環境は、仕事を効率化する「仕組み」の一つ
 04---電話の時間も「効率化」できる
 05---人生の半分は仕事。土日と平日を分けて考えない
◆あとがき


面白そうだったので、帰りの電車で読破。1時間半くらいでサクっと読めた。徹底的に「仕組み」についての啓蒙本。しきりに、「無理はせずに自分のできる範囲で行うこと」を勧めていることに共感を得た。

整理ができない人は、仕事の効率が悪い

「整理ができない人=能力がない人」ではなく、単にコツを知らなかったり、整理のルールが決められていない為、効率が悪い仕事の進め方をしている。
きちんと整理してスケジュールを組んでいれば、急な仕事が入ってしまっても、リスケジュールが可能になる。きちんと情報を整理しておけば、それが必要になった時に、すぐに見つかる。

平均的なビジネスパーソンは一日に190もの情報が入ってくる。そして、探し物をするためだけに一年間に150時間も浪費している
(気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ)

一日8時間労働として計算すると、実に19日間は探し物をしているということになります。

19日間!!塵も積もれば・・・という感じである。平均でこれだけの時間がかかっているのに、整理ができない人は、いったいどれだけ時間をムダにしているのだろうか。

PC&メールの整理

職業柄、特にこの部分が特に重要な為取り上げておく。

  1. ファイル名の付け方は統一する。
  2. 保管する際はフォルダに分類して管理。
  3. 整理前のファイルは「一時保管」フォルダにとりあえず入れておく。
  4. バックアップは定期的にとる。
  5. デスクトップ検索をする

ファイル名(関数名、DBのカラム名などを含む)を統一しておくことはかなり重要である。統一しておくことで、検索もしやすい上、名前だけ見れば、中身まで見ずに判断が可能になる。システム構築にフレームワークを導入している場合、すでに規約があると思うが、そうでないシステムや、それに限らず、規約を作ることは大事である。私自身、あまり統一はできていなかったので、きちんと整理しようと思った。
ここで一番参考になったのは、「バックアップは定期的にとる」である。毎月第一金曜はバックアップの日!と決めておくことで、バックアップ忘れを防止した上で、PC内を整理することができる。ついでに不要なファイルも、このときに削除するようにすると、バックアップ&整理が一度にできる。ポイントなのは、具体的に時間を決めてしまうこと。メールで通知してくれるTODOサービスを利用するのもいいかもしれない。⇒近いうちに自分で作る予定

会議も「仕組み」で徹底的に効率化する

「参加者全員が会議の議題を把握しておく」これも重要。参加者には何も知らされず、会議が始まって資料が配られて初めて会議の議題を知るなんてもってのほか。事前に把握しておくことで、それについての事前調査も可能であり、ムダにだらだら会議が進んでしまう、ということも防ぐことができる。だらだらと時間をかけて行う会議ほどムダなものはない。
良くありがちなのが、だらだらと時間だけかけた会議の後、かかった時間分「仕事を頑張った感」を持ってしまうことである。会議は短ければ短いほど良いので、簡潔に、段取り良く進めたいものである。

TODOを活用する

やるべきことはもちろん、やりたいこと、アイデアなどもTODOに書き出す。例えば、仕事のタスクをTODO化することによって、ただタスクをこなしていけば、効率的に進めることができる。やりたいことをTODOに入れておけば、ちょっとした隙間時間などに実行できるかもしれない。

まとめ

日頃、あまり意識していなかった「仕組み」と「整理」について見直す良いキッカケとなった本だった。